Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε ονομαστικές περιοχές στο Excel

• 2019

Οι ονομαζόμενες σειρές είναι μια χρήσιμη, αλλά συχνά ανεπαρκώς αξιοποιημένη, δυνατότητα του Microsoft Excel. Οι ονομαστικές σειρές μπορούν να κάνουν τους τύπους ευκολότερους να κατανοούν (και να εντοπίζουν σφάλματα), να απλοποιούν τη δημιουργία πολύπλοκων υπολογιστικών φύλλων και να απλοποιούν τις μακροεντολές σας.

Μια περιοχή ονομασίας είναι απλώς ένα εύρος (είτε ένα μόνο κελί, είτε μια περιοχή κελιών) στην οποία αντιστοιχίζετε ένα όνομα. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το όνομα στη θέση των κανονικών αναφορών κυττάρων σε τύπους, σε μακροεντολές και για τον ορισμό της πηγής για γραφήματα ή επικύρωση δεδομένων.

Χρησιμοποιώντας ένα όνομα εμβέλειας, όπως το TaxRate, στη θέση μιας τυπικής αναφοράς κυψέλης, όπως το Sheet2! $ C $ 11, μπορείτε να καταστήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο ευκολότερο να κατανοηθεί και να εντοπιστεί σφάλμα / έλεγχος.

Χρησιμοποιώντας ονομαστικές περιοχές στο Excel

Για παράδειγμα, ας δούμε μια απλή φόρμα παραγγελίας. Το αρχείο μας περιλαμβάνει μια καταγεγραμμένη φόρμα παραγγελίας με ένα αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε τη μέθοδο αποστολής, συν ένα δεύτερο φύλλο με πίνακα των εξόδων αποστολής και τον φορολογικό συντελεστή.

Η έκδοση 1 (χωρίς ονοματολογίες) χρησιμοποιεί κανονικές αναφορές κελιών τύπου Α1 στους τύπους της (που εμφανίζονται στη γραμμή τύπων παρακάτω).

Η έκδοση 2 χρησιμοποιεί ονομασμένες σειρές, καθιστώντας τους τύπους πολύ πιο κατανοητοί. Οι ονομαστικές σειρές διευκολύνουν επίσης την εισαγωγή τύπων, αφού το Excel θα εμφανίσει μια λίστα ονομάτων, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων λειτουργιών, από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε, όποτε αρχίζετε να πληκτρολογείτε ένα όνομα σε μια φόρμουλα. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα της λίστας επιλογών για να την προσθέσετε στον τύπο σας.

Ανοίγοντας το παράθυρο Διαχειριστής ονομάτων από την καρτέλα Φόρμες εμφανίζεται μια λίστα με τα ονόματα εύρους και τα κυκλώματα που αναφέρονται.

Αλλά οι ονομαστικές σειρές έχουν και άλλα οφέλη. Στα παραδείγματα αρχείων μας, επιλέγεται η μέθοδος αποστολής χρησιμοποιώντας ένα αναπτυσσόμενο μενού (επικύρωση δεδομένων) στο κελί B13 του φύλλου1. Η επιλεγμένη μέθοδος χρησιμοποιείται στη συνέχεια για την αναζήτηση των εξόδων αποστολής στο Φύλλο2.

Χωρίς ονομαστικές περιοχές, οι επιλογές dropdown πρέπει να εισαχθούν χειροκίνητα, δεδομένου ότι η επικύρωση δεδομένων δεν θα σας επιτρέψει να επιλέξετε μια λίστα πηγών σε ένα διαφορετικό φύλλο. Επομένως όλες οι επιλογές πρέπει να εισαχθούν δύο φορές: μία φορά στην αναπτυσσόμενη λίστα και ξανά στο Φύλλο2. Επιπλέον, οι δύο λίστες πρέπει να ταιριάζουν.

Εάν γίνει σφάλμα σε μία από τις καταχωρίσεις σε οποιαδήποτε λίστα, τότε ο τύπος του κόστους αποστολής θα δημιουργήσει ένα σφάλμα # N / A όταν έχει επιλεγεί εσφαλμένη επιλογή. Ο ορισμός του καταλόγου στο Sheet2 ως ShipMethods εξαλείφει και τα δύο προβλήματα.

Μπορείτε να αναφέρετε μια ονομαστική περιοχή όταν καθορίζετε την επικύρωση δεδομένων για μια αναπτυσσόμενη λίστα απλά εισάγοντας = ShippingMethods στο πεδίο προέλευσης, για παράδειγμα. Αυτό σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια λίστα επιλογών που βρίσκονται σε άλλο φύλλο.

Και αν το αναπτυσσόμενο μενού αναφέρει τα πραγματικά κελιά που χρησιμοποιούνται στην αναζήτηση (για τον τύπο του κόστους αποστολής), τότε οι επιλογές dropdown θα ταιριάζουν πάντα με τη λίστα αναζήτησης, αποφεύγοντας τα σφάλματα # N / A.

Δημιουργήστε μια ονομαστική περιοχή στο Excel

Για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή, απλά επιλέξτε το κελί ή το εύρος κυψελών που θέλετε να ονομάσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο ονόματος (όπου συνήθως εμφανίζεται η επιλεγμένη διεύθυνση κελιού, αριστερά από τη γραμμή τύπων), πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, και πατήστε Enter .

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή κάνοντας κλικ στο κουμπί Νέο στο παράθυρο διαχειριστή ονομάτων. Αυτό ανοίγει ένα παράθυρο Νέου ονόματος όπου μπορείτε να εισάγετε το νέο όνομα.

Από προεπιλογή, το εύρος που πρέπει να ονομάζεται έχει οριστεί σε όποιο εύρος επιλέγεται όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο, αλλά μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το εύρος πριν ή μετά την αποθήκευση του νέου ονόματος.

Σημειώστε ότι τα ονόματα εύρους δεν μπορούν να περιλαμβάνουν κενά, αν και μπορούν να περιλαμβάνουν υποσημειώσεις και περιόδους. Γενικά, τα ονόματα πρέπει να αρχίζουν με ένα γράμμα και να περιέχουν μόνο γράμματα, αριθμούς, περιόδους ή υπογράμμιση.

Τα ονόματα δεν είναι ευαίσθητα σε πεζά-κεφαλαία πεδία, αλλά με τη χρήση μιας σειράς κεφαλαιοποιημένων λέξεων, όπως το TaxRate ή το December2018Sales, τα ονόματα διευκολύνουν την ανάγνωση και αναγνώριση. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα όνομα εμβέλειας που μιμείται μια έγκυρη αναφορά κελιού, όπως το Dog26.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα ονόματα της εμβέλειας ή να αλλάξετε τις περιοχές στις οποίες αναφέρονται με τη χρήση του παραθύρου Διαχειριστή ονομάτων.

Σημειώστε επίσης ότι κάθε ονομασμένη περιοχή έχει καθορισμένο εύρος. Κανονικά, το πεδίο εφαρμογής θα προεπιλεγεί στο βιβλίο εργασίας, το οποίο σημαίνει ότι το όνομα της περιοχής μπορεί να αναφέρεται από οπουδήποτε μέσα στο βιβλίο εργασίας. Ωστόσο, είναι επίσης δυνατό να υπάρχουν δύο ή περισσότερες σειρές με το ίδιο όνομα σε ξεχωριστά φύλλα, αλλά μέσα στο ίδιο βιβλίο εργασίας.

Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα αρχείο δεδομένων πωλήσεων με ξεχωριστά φύλλα για τον Ιανουάριο, τον Φεβρουάριο, τον Μάρτιο κ.λπ. Κάθε φύλλο θα μπορούσε να έχει ένα κελί (ονομασμένο εύρος) που ονομάζεται MonthlySales, αλλά κανονικά το εύρος του καθενός από αυτά τα ονόματα θα είναι μόνο το φύλλο που περιέχει το.

Έτσι, ο τύπος = ROUND (MonthlySales, 0) θα δώσει τις πωλήσεις του Φεβρουαρίου, στρογγυλοποιημένες στο πλησιέστερο πλήρες δολάριο, εάν ο τύπος είναι στο φύλλο Φεβρουαρίου, αλλά οι πωλήσεις Μαρτίου εάν στο φύλλο Μαρτίου κ.λπ.

Για να αποφευχθεί η σύγχυση στα βιβλία εργασίας που έχουν πολλαπλές σειρές σε ξεχωριστά φύλλα με το ίδιο όνομα ή απλώς περίπλοκα βιβλία εργασίας με δεκάδες ή εκατοντάδες εύρους ονομάτων, μπορεί να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε το όνομα του φύλλου ως μέρος κάθε ονόματος εμβέλειας.

Αυτό καθιστά το όνομα κάθε εύρους μοναδικό, έτσι ώστε όλα τα ονόματα να έχουν ένα πεδίο εργασίας. Για παράδειγμα, January_MonthlySales, February_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, κ.λπ.

Δύο προειδοποιήσεις σχετικά με το εύρος των ονομάτων που ονομάζονται: (1) Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε το εύρος ενός οριζόμενου εύρους μετά τη δημιουργία του και (2) μπορείτε να ορίσετε μόνο το πεδίο μιας νέας ονομαστικής περιοχής αν το δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας το κουμπί Νέο το παράθυρο διαχειριστή ονομάτων .

Εάν δημιουργήσετε ένα νέο όνομα εμβέλειας πληκτρολογώντας το στο πλαίσιο ονόματος, το πεδίο εφαρμογής θα προεπιλεγεί είτε στο βιβλίο εργασίας (εάν δεν υπάρχει άλλο πεδίο με το ίδιο όνομα) είτε στο φύλλο όπου δημιουργείται το όνομα. Επομένως, για να δημιουργήσετε μια νέα ονομαστική περιοχή της οποίας το πεδίο εφαρμογής περιορίζεται σε ένα συγκεκριμένο φύλλο, χρησιμοποιήστε το κουμπί "Όνομα" "Νέο".

Τέλος, για όσους γράφουν μακροεντολές, τα ονόματα εύρους μπορούν εύκολα να αναφερθούν στον κώδικα VBA απλά τοποθετώντας το όνομα εύρους μέσα σε παρενθέσεις. Για παράδειγμα, αντί του ThisWorkbook.Sheets (1) .Cells (2, 3) μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε το [SalesTotal] αν αυτό το όνομα αναφέρεται σε αυτό το κελί.

Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε ονομαστικές σειρές σε φύλλα εργασίας του Excel και γρήγορα θα εκτιμήσετε τα οφέλη! Απολαμβάνω!