Πώς να χρησιμοποιήσετε τους κανόνες Hazel για να αυξήσετε την παραγωγικότητα

• 2019

Η βασική προϋπόθεση του προσωπικού υπολογιστή είναι να διευκολύνει τη ζωή του χρήστη. Αλλά οι καθημερινές και επαναλαμβανόμενες εργασίες υπολογιστή, όπως η ταξινόμηση και η μετακίνηση αρχείων από το φάκελο λήψης, κάνουν ακριβώς το αντίθετο. Μας επιβραδύνουν και μας αποσπούν την προσοχή. Ευτυχώς, υπάρχουν εφαρμογές που μας βοηθούν να αυτοματοποιήσουμε αυτά τα καθήκοντα στο παρασκήνιο και ας επικεντρωθούμε σε αυτό που είναι σημαντικό. Για χρήστες Mac, το Hazel είναι το καλύτερο της δέσμης.

Οι κανόνες Hazel δεν πρέπει να διαλυθούν

Το Hazel είναι ένα παράθυρο Προτιμήσεων συστήματος Mac που παρακολουθεί ένα φάκελο και εκτελεί συγκεκριμένα σύνολα ενεργειών κάθε φορά που πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Μπορείτε να προσθέσετε όσους φακέλους, συνθήκες και ενέργειες θέλετε. Προσθέστε τη δυνατότητα να τρέχετε σενάρια σε αυτό και έχετε απεριόριστες δυνατότητες για αυτό που μπορείτε να επιτύχετε με το Hazel.

Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Hazel, πρέπει να δημιουργήσετε κανόνες . Ανοίξτε το Hazel στο System Preferences και προσθέστε ένα φάκελο για να το δείτε στο αριστερό παράθυρο.

Στη συνέχεια, κατά την επιλογή αυτού του φακέλου, προσθέστε Κανόνες στο δεξιό τμήμα του παραθύρου. Οι κανόνες παρατίθενται κατά σειρά προτεραιότητας, ο πρώτος κανόνας στον κατάλογο θα εκτελεστεί πριν από τη δεύτερη και ούτω καθεξής. Επομένως, εάν θέλετε να εκτελέσετε A πριν από το B, βάλτε το A πάνω από τη λίστα B. Μπορείτε να τα σύρετε και να τα ρίξετε για να δημιουργήσετε την παραγγελία.

Η δημιουργία βασικού κανόνα πρέπει να είναι αρκετά απλή:

• Δώστε στον κανόνα ένα όνομα.
• Ρυθμίστε τις συνθήκες (και τις συνθήκες που έχουν τοποθετηθεί κρατώντας το πλήκτρο Option ενώ κάνετε κλικ στο πλήκτρο Plus ).
• Ορίστε τις ενέργειες που πρέπει να κάνετε όταν πληρούνται οι συνθήκες.

Για να δημιουργήσετε παρόμοιους κανόνες, μπορείτε να αντιγράψετε έναν άλλο υπάρχοντα κανόνα και να τροποποιήσετε το περιεχόμενο.

Κατάδυση βαθιά στους υποφακέλους

Ένα από τα δροσερά χαρακτηριστικά του Hazel είναι η ικανότητά του να παρακολουθεί τους υποφακέλους. Για παράδειγμα, αντί να προσθέσετε δέκα φακέλους στο φάκελο A στο Hazel και να δημιουργήσετε παρόμοιους κανόνες για καθένα από αυτά, μπορείτε να δημιουργήσετε κύριους κανόνες για το φάκελο Α και να ζητήσετε από την Hazel να εφαρμόσει αυτούς τους κανόνες σε όλους τους υποφακέλους μέσα στο φάκελο Α.

Για να γίνει αυτό, απλά προσθέστε έναν κανόνα για να παρακολουθήσετε υποφακέλους στην κορυφή της λίστας κανόνων για το φάκελο A. Τα βήματα είναι:

• Δημιουργήστε έναν κανόνα και δώστε το όνομα "Watch Subfolders" ή κάτι τέτοιο.
• Ρυθμίστε την κατάσταση σε: Kind - is - Folder
• Ορίστε τη δράση για: Εκτέλεση κανόνων σχετικά με τα περιεχόμενα του φακέλου
• Βάλτε αυτόν τον κανόνα στην κορυφή.

Μετά από αυτό, οποιοσδήποτε κανόνας που προσθέτετε στον φάκελο Α θα εφαρμοστεί επίσης σε όλους τους φακέλους μέσα σε αυτόν.

Προσθήκη Super Power με Spotlight και Scripts

Για να δημιουργήσετε πιο προχωρημένους κανόνες, το Hazel επιτρέπει στους χρήστες να ενσωματώσουν το Spotlight και τα σενάρια στους κανόνες του.

Όταν επεξεργάζεστε έναν κανόνα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα χαρακτηριστικά του Spotlight σε κατάσταση κανόνα πηγαίνοντας στο κάτω μέρος της λίστας και επιλέξτε Άλλο.

Εμφανίζεται η λίστα των χαρακτηριστικών Spotlight . Μπορείτε να επιλέξετε ένα από αυτά ως προϋπόθεση.

Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε την προϋπόθεση να είναι έγκυρη εάν το στοιχείο χρησιμοποιεί γραμματοσειρά Verdana.

Η υποστήριξη Spotlight σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οτιδήποτε μπορεί να αναγνωριστεί από το Spotlight ως προϋπόθεση - και καλύπτει σχεδόν τα πάντα.

Ενώ τα χαρακτηριστικά Spotlight πηγαίνουν στις συνθήκες, οι δέσμες ενεργειών ανήκουν στο τμήμα των ενεργειών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δέσμη ενεργειών Apple Script, Java Script, Shell Script και Automator. Μετάφραση: μπορείτε να ζητήσετε από την Hazel να κάνει σχεδόν τα πάντα που μπορεί να κάνει ο Mac σας.

Για να προσθέσετε ένα σενάριο, επιλέξτε μία από τις υποστηρίξεις σεναρίων από την αναπτυσσόμενη λίστα και χρησιμοποιήστε ένα έτοιμο σενάριο ή μεταγλωττίστε το απευθείας στο Hazel.

Υπερπήδηση σε πολλούς κανόνες δειγμάτων

Η χρήση του Hazel θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στις ατομικές ανάγκες. Αλλά εδώ είναι λίγα παραδείγματα της προσωπικής μου χρήσης για να σας δείξω τις δυνατότητες. Ανατρέξτε σε αυτά τα φόρουμ Hazel για περισσότερες μελέτες περιπτώσεων.

1. Διαχείριση φακέλου επιφάνειας εργασίας και λήψεων

Τόσο ο φάκελος " Επιφάνεια εργασίας" όσο και " Λήψεις " είναι τα βολικά σημεία για να ρίξετε τα πάντα και μπορούν να γεμιστούν σύντομα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Hazel για να ταξινομήσετε τα περιεχόμενά τους και να μετακινήσετε τα αρχεία σε κατάλληλη θέση αυτόματα.

Για παράδειγμα, θέλετε να μετακινήσετε τα αρχεία ταινιών TED που έχετε λάβει από το φάκελο "Downloads" στο φάκελο TED Talks μέσα στο φάκελο "Ταινίες". Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία του κανόνα:

• Προσθήκη φακέλου Λήψεις στη λίστα.
• Κατά την επιλογή του φακέλου "Λήψεις", προσθέστε έναν κανόνα στο δεξιό τμήμα του παραθύρου.
• Δώστε στον κανόνα ένα όνομα.
• Κάτω από τις Συνθήκες, ορίστε Kind - is - Movie και Source URL / Address - είναι - //the_root_source_address_of_the_video.com/
  • Για να βρείτε τη διεύθυνση προέλευσης, κάντε δεξί κλικ σε ένα από τα βίντεο από το Finder και επιλέξτε Λήψη πληροφοριών (ή επιλέξτε και χρησιμοποιήστε την εντολή Command + I ).

• Κάθε βίντεο TED έχει διαφορετική διεύθυνση λήψης, αλλά την ίδια πηγή ρίζας. Μην χρησιμοποιείτε την πλήρη διεύθυνση.
• Κάτω από τις Ενέργειες, ορίστε Μετακίνηση σε φάκελο - TED Talks . Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικό φάκελο προορισμού εάν θέλετε.
• Μπορείτε επίσης να προσθέσετε περισσότερες ενέργειες, όπως ειδοποίηση Προσθήκη ετικετών και προβολή.

Για να κάνετε παρόμοια πράγματα με διαφορετικά είδη αρχείων, δημιουργήστε άλλους κανόνες. Μπορείτε να αντιγράψετε αυτούς τους κανόνες και να τροποποιήσετε τις συνθήκες και τις ενέργειες ή να δημιουργήσετε παρόμοιους κανόνες για διαφορετικούς φακέλους.

2. Επεξεργασία στιγμιότυπων οθόνης

Λαμβάνω πολλά στιγμιότυπα για το γράψιμό μου. Πριν από τη χρήση του Hazel, έκανα στιγμιότυπα οθόνης, τα έκοψα σε μέγεθος / μεγέθους στο απαιτούμενο μέγεθος, τα σχολίασε, τα βελτιστοποίησα για τον ιστό και τα μετέφερα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο σύμφωνα με τα έργα τους. Αυτή είναι μια πολύ χρονοβόρα διαδικασία.

Η Hazel δεν μπορεί να αναλάβει όλα τα βήματα, αλλά σίγουρα μπορεί να τα εξομαλύνει. Αλλά πρώτα, έθεσα μια νέα ροή εργασίας για να υποστηρίξω την Hazel:

• Πρέπει να πάρω τα screenshots. Χρησιμοποιώ μια ειδική εφαρμογή για να λάβετε στιγμιότυπα οθόνης εντός του απαιτούμενου ορίου μεγέθους.
• Πρέπει επίσης να προσθέσω τις εικόνες με κουτάκια, βέλος και κείμενο, ανάλογα με τις ανάγκες.
• Αλλά τώρα πρόσθεσα ένα επιπλέον βήμα κατά την αποθήκευση της εικόνας. Προσθέτω μια ετικέτα που σχετίζεται με το έργο. Για παράδειγμα, τα στιγμιότυπα οθόνης για το έργο Α θα φέρουν ετικέτα "A", το έργο Β θα φέρει ετικέτα "B", το projectGadget-Info.com θα επισημαίνεται "Beebom", κλπ. Επίσης, ορίστε έναν ειδικό φάκελο για να αποθηκεύσετε όλα τα στιγμιότυπα οθόνης.

Τώρα αυτό είναι όπου Hazel κλωτσιές μέσα. Δημιουργώ δύο κανόνες για το φάκελο screenshots. Ο πρώτος κανόνας είναι να βελτιστοποιήσετε την εικόνα:

• Στους Όρους :
  • Kind - είναι - εικόνα - αρκετά σαφής
  • Ετικέτες - δεν περιέχει - βελτιστοποιημένο - για να βεβαιωθείτε ότι η Hazel θα επεξεργαστεί μόνο μη εξειδικευμένη εικόνα.
  • Η τελευταία τροποποίηση - είναι στην τελευταία - 1 ώρα - έτσι ώστε ο κανόνας δεν θα εφαρμοστεί σε παλιές εικόνες οθόνης.

• Στις ενέργειες :
  • Άνοιγμα - με εφαρμογή - ImageOptim - αυτή είναι η εφαρμογή για τη βελτιστοποίηση του μεγέθους της εικόνας στο παρασκήνιο.
  • Προσθέστε ετικέτες - βελτιστοποιημένες - για να ενημερώσετε την Hazel ότι αυτή η εικόνα έχει βελτιστοποιηθεί.
  • Εμφάνιση ειδοποίησης - αρχείο, ώρα - αυτό είναι προαιρετικό.

Ο δεύτερος κανόνας είναι να μετακινήσετε τις βελτιστοποιημένες εικόνες στο σωστό φάκελο. Δημιουργήστε όσες παραλλαγές του δεύτερου κανόνα χρειάζεστε, προσαρμοσμένες σε ένα συγκεκριμένο έργο.

• Στους Όρους :
  • Είδος - είναι - εικόνα
  • Ετικέτες - περιέχουν ετικέτες - βελτιστοποιημένες, Beebom - για να βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας θα εφαρμοστεί μόνο στις βελτιστοποιημένες εικόνες ανήκουν στοGadget-Info.comproject.
• Στις ενέργειες :
  • Μετακίνηση - στο φάκελο -Gadget-Info.comProjects

Ο συνδυασμός αυτών των δύο κανόνων θα διασφαλίσει ότι όλες οι εικόνες που αποθηκεύω από την εφαρμογή screenshot θα βελτιστοποιηθούν και θα είναι έτοιμες στο φάκελο του έργου χωρίς να χρειάζεται να κάνω τίποτα άλλο.

3. Απομακρυσμένες λήψεις λήψης

Αυτό είναι απλό και διασκεδαστικό. Εάν εργάζεστε με πολλούς υπολογιστές, για παράδειγμα, ένα στο σπίτι και ένα στο γραφείο, μπορείτε να ρυθμίσετε τον υπολογιστή γραφείου σας για να κάνετε λήψη ενός αρχείου που βρίσκετε στον οικιακό σας υπολογιστή. Αλλά χρειαζόμαστε βοήθεια από το Dropbox (ή το Google Drive).

Στον οικιακό σας υπολογιστή, αντιγράψτε και επικολλήστε τη σύνδεση λήψης σε ένα αρχείο κειμένου. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το έγγραφο με ένα μοναδικό όνομα (π.χ.: 2bdld) σε ένα φάκελο Dropbox (π.χ.: Λίστα λήψεων).

Στον υπολογιστή γραφείου, δημιουργήστε έναν κανόνα Hazel που παρακολουθεί το φάκελο "Λίστα λήψεων" στο Dropbox. Ορίστε τον κανόνα για να ανοίξετε το αρχείο κειμένου 2bdld χωρίς την ετικέτα που έχετε λάβει, χρησιμοποιώντας έναν διαχειριστή λήψης που μπορεί να δεχτεί εισαγωγή URL από ένα αρχείο κειμένου. Οι περισσότεροι διαχειριστές λήψης μπορούν να το κάνουν αυτό.

Προσθέστε μια άλλη ενέργεια στον κανόνα για την επισήμανση της σημείωσης: λήψη μετά από το άνοιγμα του διαχειριστή λήψης. Αυτή η ενέργεια είναι να βεβαιωθείτε ότι ένα αρχείο κειμένου θα ανοίξει μόνο μία φορά.

Για να διατηρήσετε καθαρό το φάκελο, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν άλλο κανόνα για να διαγράψετε αρχεία κειμένου μεγαλύτερα από μία ημέρα.

4. Υποβολή λογαριασμών στην Evernote

Μερικές φορές, η διαβίωση χωρίς χαρτί σημαίνει ότι μετακινείτε τους σωρούς σας από τον πραγματικό κόσμο στον ψηφιακό κόσμο. Αλλά μπορείτε να καταθέσετε τους ψηφιακούς λογαριασμούς σας στην Evernote χρησιμοποιώντας Hazel και AppleScript.

Δημιουργήστε έναν κανόνα για να παρακολουθήσετε το φάκελο όπου διατηρείτε όλους τους ψηφιακούς λογαριασμούς σας. Ορίστε τις συνθήκες ώστε να ταιριάζει με τον τύπο των λογαριασμών που θέλετε να αποθηκεύσετε. Για παράδειγμα, εάν οι λογαριασμοί καλωδιακής τηλεόρασης σας είναι έγγραφα PDF από την XYZ Co., ορίστε τις συνθήκες για να εργαστείτε μόνο για αρχεία PDF από την XYZ Co.

Στη συνέχεια, προσθέστε αυτήν τη δέσμη ενεργειών στο παράθυρο ενεργειών:

πείτε την εφαρμογή "Evernote"

θέτω εις ενέργειαν

δημιουργήστε τη σημείωση από το αρχείο theFile notebook {"Notebook_Name"} ετικέτες {"Tag_Name1", "Tag_Name2", "Tag_Name3", "Tag_Name4"}

το τέλος λένε

Βεβαιωθείτε ότι το Notebook_Name και όλα τα Tag_Names έχουν ήδη δημιουργηθεί στο Evernote.

Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες παραλλαγές αυτού του κανόνα χρειάζεστε για άλλες χρεώσεις ή άλλα έγγραφα.

5. Αποθήκευση και ταξινόμηση συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους Mac

Τι γίνεται αν οι λογαριασμοί σας έρχονται μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Μπορείτε να τα κατατάξετε σε Evernote χωρίς να σηκώσετε ένα δάχτυλο; Απολύτως, με λίγη βοήθεια από το Dropbox, το Gmail και το IFTTT.

• Καταρχήν, δημιουργήστε έναν κανόνα φίλτρου στο Gmail, έτσι ώστε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρέωσης από το XYZ με συνημμένα (ες) να φέρει την ετικέτα "Billings" (ή οποιαδήποτε άλλη ετικέτα της επιλογής σας.
• Μετά από αυτό, δημιουργήστε ένα φάκελο στο Dropbox που ονομάζεται "Billings" (ή οποιοδήποτε άλλο όνομα που θα επιλέξετε). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον φάκελο Dropbox για αυτό το σκοπό.
• Δημιουργήστε έναν κανόνα IFTTT για να συνδέσετε το Gmail με το Dropbox. Ρυθμίστε το για να αποθηκεύσετε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ετικέτα "Billings" στο φάκελο Dropbox "Billings".
• Εφαρμόστε τις συμβουλές από τον αριθμό 4 παραπάνω σε αυτόν το φάκελο.

Αυτά τα πέντε παραδείγματα είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου του τι μπορείτε να κάνετε με την Hazel. Ελπίζω να μπορείτε να δείτε ότι ο ορίζοντας σας αυτοματισμού είναι όσο φαντασία σας μπορεί να φτάσει.

Χρησιμοποιείτε το Hazel; Μοιραστείτε τους αγαπημένους σας κανόνες Hazel στο παρακάτω σχόλιο.