Σε καθημερινό επίπεδο, οι άνθρωποι πρέπει να ασχολούνται με πολλούς σχεδιασμούς και διαχείριση τόσο στο σπίτι όσο και στο περιβάλλον εργασίας. Για να καταστήσουμε τα πράγματα εύκολα, η τεχνολογία μας έδωσε τα εργαλεία για να σχεδιάσουμε τα ανώμαλα χρονοδιαγράμματα μας ανώδυνα. Οι λευκές αίθουσες συσκέψεων ήταν πάντα πολύ διασκεδαστικές για τις εργασίες σχεδιασμού και αυτό το εργαλείο το φέρνει στο ψηφιακό μέτωπο. Εδώ, θα ρίξουμε μια ματιά στο πώς να χρησιμοποιήσετε το Trello και τι το κάνει ένα από τα αγαπημένα μεταξύ πολλών χρηστών.
Τι είναι το Trello και πώς λειτουργεί;
Το Trello είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων βασισμένο σε εικονοσκόπιο που φέρνει τη διασκέδαση πίσω στο σχεδιασμό εργασιών. Με περισσότερα από 5 εκατομμύρια εγγεγραμμένους χρήστες, είναι ένα ευέλικτο εργαλείο τόσο για τις ανάγκες γραφείου όσο και για το σπίτι σας.
Ας σκεφτούμε τον εαυτό σας πώς να χρησιμοποιήσετε το Trello.
Το Trello χρησιμοποιεί σαν πίνακες, κάρτες και κάρτες τη βασική δομή για να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τα καθήκοντά σας. Χρησιμοποιεί μια προσέγγιση από την κορυφή προς τα κάτω για την επίτευξη των στόχων του έργου σας.
Η διαχείριση εργασιών με το Trello ξεκινά με τη δημιουργία ενός πίνακα, το οποίο είναι το κύριο βασικό κίνητρο μιας εργασίας ροής εργασίας. Επιτρέπει την προσθήκη τόσου αριθμού μελών που θέλετε να προσθέσετε σε αυτό και να συνεργαστείτε απρόσκοπτα μαζί τους, ώστε να μπορείτε να αγκαλιάσετε τα Εισερχόμενα (0) μαζί του. Το εργαλείο ταιριάζει απόλυτα σε κάθε έργο που θα μπορούσε να σκεφτεί - είτε πρόκειται για μια συνάντηση αίθουσα συνεδριάσεων είτε ένα σχέδιο συσκέψεων για το σαββατοκύριακο με τους φίλους? σου έχεις καλύψει.
Οι μεμονωμένες εργασίες ή οι κάρτες που αποτελούν το περιεχόμενο σε ένα Διοικητικό Συμβούλιο θα μπορούσαν να δημιουργηθούν, να επισημανθούν, να μοιραστούν και ακόμη και να ρυθμιστούν για υπενθυμίσεις. Τώρα ας μπείτε στο δίκτυο και δείτε πώς να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να κάνετε εργασία με αυτό το εργαλείο.
Ξεκινώντας με το Trello: Τα βασικά
Ένα νέο έργο Trello θα μπορούσε εύκολα να αναλυθεί σε τρία σημαντικά βασικά στοιχεία - πίνακες, λίστες και κάρτες.
- Πίνακες: Ένα συμβούλιο είναι το κορυφαίο πρωταρχικό καθήκον του έργου σας. Είτε σχεδιάζετε ένα ταξίδι με την οικογένεια ή για το σχέδιο ανασχεδιασμού της επιχείρησής σας, ένα συμβούλιο είναι αυτό που είναι ένα έργο. Ένας πίνακας σας δίνει μια ματιά στα μάτια σας για ολόκληρο το έργο σας, από όπου μπορείτε να σχεδιάσετε τις επόμενες επόμενες εργασίες σας.
- Λίστες: Οι λίστες σάς βοηθούν να οργανώσετε εργασίες που έχουν παρόμοια φύση ή εργασίες που μαζί συνθέτουν μια ιεραρχία επόμενου επιπέδου στην προσέγγισή σας από πάνω προς τα κάτω για τη διαχείριση του έργου. Για παράδειγμα, για τον προγραμματισμό του γάμου, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε λίστες όπως "Εργασίες για να κάνετε", "Έγινε εργασία", "Προσκεκλημένοι άνθρωποι", "Οι άνθρωποι να προσκαλέσουν" και ούτω καθεξής.
- Κάρτες: Οι κάρτες αποτελούν τα βασικά στοιχεία που συνθέτουν τη μεγάλη εικόνα του έργου σας. Οι κάρτες είναι διατεταγμένες διαδοχικά σε κατακόρυφο τρόπο, οι οποίες αποτελούν μια λίστα. Αυτά τα χαρτιά θα μπορούσαν να μεταφερθούν και να πέσουν σε οποιοδήποτε σημείο του σκάφους. Μια κάρτα είναι η πιο σημαντική πτυχή, η οποία θα μπορούσε να φέρει έγχρωμη ετικέτα, να προσθέσει λίστες ελέγχου, προθεσμίες, χρονικά σήματα, αυτοκόλλητα κλπ.
Αυτά είναι όλα τα βασικά που θα πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε το πρώτο σας έργο με αυτό το εργαλείο. Ας το δούμε στη δράση καθώς χτίζουμε μια ροή εργασίας του έργου χρησιμοποιώντας το Trello.
Οργανώστε τα έργα σας με το Trello
Όπως έχουμε ήδη διαπιστώσει, η δημιουργία και διαχείριση έργων με αυτό το εργαλείο είναι μια αρκετά ανώδυνη διαδικασία. Για να σας περπατήσουμε μέσα από όλα τα καλύτερα χαρακτηριστικά και τις δυνατότητές του, θα δουλέψουμε με ένα παράδειγμα, εδώ είναι ένα «Εκδοτικό ημερολόγιο» χρησιμοποιώντας το Trello.
Δημιουργία νέας συμβούλιο
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, τα Συμβούλια είναι η προσέγγιση από την κορυφή προς τα κάτω για τα έργα που πρέπει να αντιμετωπιστούν, στην περίπτωση αυτή θα τα ονομάσουμε 'Ημερολόγιο Εκδόσεων'. Στην αρχική σας οθόνη, μπορείτε να πατήσετε 'Δημιουργία νέας κάρτας' και να την δώσετε σε ένα απλό τίτλο, πριν χτυπήσετε 'Δημιουργία'.
Προσθήκη νέων λιστών
Πάνω μπορείτε να δείτε Δύο λίστες που έχουν ήδη γίνει - 'Ιδέες άρθρου' και 'Ερευνώντας', ενώ η δημιουργία μιας νέας λίστας εμφανίζεται. Οι κατάλογοι είναι η συλλογή καθηκόντων με βάση τη φύση τους. Το εργαλείο ακολουθεί προσέγγιση από αριστερά προς δεξιά και από πάνω προς τα κάτω, ενώ διασχίζει καθήκοντα στο διοικητικό συμβούλιο. Πατήστε 'Προσθήκη νέας λίστας' για να δημιουργήσετε νέες σχετικές λίστες όπως φαίνεται παραπάνω.
Προσθήκη νέων καρτών
Οι κάρτες είναι οι επιμέρους εργασίες που πρέπει να εκτελεστούν. Η δημιουργία και η διαχείριση των εργασιών γίνεται πολύ εύκολη. Όπως φαίνεται παραπάνω, πατήστε "Προσθήκη κάρτας" που εμφανίζεται στο κάτω μέρος μιας λίστας για να προσθέσετε μια νέα εργασία. Εισάγοντας στην επόμενη γραμμή δημιουργείται αυτόματα μια νέα κάρτα για εσάς. Η περιγραφή της κάρτας θα μπορούσε επίσης να προστεθεί για να γίνει πιο χρήσιμη και λεπτομερής για τα μέλη που συμμετέχουν σε αυτήν.
Έτσι, τώρα που έχουμε δημιουργήσει τα γυμνά οστά της ροής εργασιών του έργου μας, θα εξετάσουμε τις επιλογές μικροαλλαγές για καλύτερη οργάνωση.
Ενεργοποίηση κάρτας
Τα Power-ups είναι πρόσθετα χαρακτηριστικά διαθέσιμα για τις κάρτες / τις εργασίες σας. Από το Μενού στη δεξιά πλαϊνή μπάρα, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στις κάρτες Power-ups. Μεταξύ αυτών είναι το σύστημα ψηφοφορίας κάρτας, η γήρανση της κάρτας και το ημερολόγιο καρτών.
- Ένα « σύστημα ψηφοφορίας καρτών » όταν είναι ενεργοποιημένο, επιτρέπει στα μέλη που καλούνται να ψηφίσουν σε μια συγκεκριμένη κάρτα.
- Το χαρακτηριστικό « γήρανση της κάρτας » επιτρέπει να οριστεί μια συγκεκριμένη ηλικία σε εβδομάδες σε μια εργασία, μετά την οποία θα ξεκινήσει η γήρανση ή θα γίνει σταδιακά πιο διαφανής μέσα στις ημέρες και τελικά θα σπάσει.
- Το " Ημερολόγιο καρτών " επιτρέπει την προβολή όλων των εργασιών με ημερομηνία λήξης σε ένα ημερολόγιο που είναι διαθέσιμο μέσω της κύριας σελίδας του συμβουλίου.
Άλλες πρόσθετες λειτουργίες
Παρόλο που τα παραπάνω χαρακτηριστικά είναι τα πρωτεύοντα που συναντήσαμε, η εμπειρία βελτιώνεται περαιτέρω με αυτά τα πρόσθετα χαρακτηριστικά.
- ' Προσθήκη μελών ' σε μεμονωμένες κάρτες και χρησιμοποιήστε το '@' για να τις αναφέρετε στην ενότητα Σχόλια μιας κάρτας. Θα ειδοποιηθούν τα μέλη και θα μπορούσαν να ληφθούν περαιτέρω δράσεις μέσω του ίδιου τμήματος σχολίων. Έτσι, δεν υπάρχει πλέον πλημμύρα των εισερχομένων σας τώρα.
- " Προσθήκη ημερομηνίας λήξης " στις κάρτες σας για να σας ενημερώσουμε εύκολα για μια επικείμενη σημαντική δουλειά στο χέρι. Όταν είναι ενεργοποιημένο το "Ημερολόγιο καρτών", αυτές οι εργασίες με ημερομηνίες λήξης μπορούν να προβληθούν στο κύριο Ημερολόγιο του Συμβουλίου.
- Το " Προσθήκη Συνημμένων " επιτρέπει στους χρήστες να συνδέουν μέσα και όλους τους τύπους αρχείων και εγγράφων σε μια κάρτα, η οποία θα μπορούσε να είναι προσβάσιμη σε άλλα μέλη που προστέθηκαν στην κάρτα. Αυτά τα συνημμένα θα μπορούσαν είτε να προέρχονται από τον τοπικό σας σκληρό δίσκο είτε από τους λογαριασμούς cloud σας στο Google Drive, Dropbox, One drive κ.λπ.
- Η " Επεξεργασία ετικετών " σάς επιτρέπει να οργανώνετε εργασίες σύμφωνα με τις κατηγορίες τους και να την ετικέτατε ανάλογα χρησιμοποιώντας χρωματιστές λωρίδες. Η ετικέτα με τον τρόπο αυτό σας επιτρέπει να φιλτράρετε τις κάρτες εύκολα.
- Η επιλογή ' Εγγραφή ' σας επιτρέπει να ενημερώνεστε με όλα τα συμβάντα σε ένα πίνακα ή σε μια συγκεκριμένη κάρτα σε μια συγκεκριμένη λίστα.
- Διατίθενται αυτοκόλλητα, τα οποία θα μπορούσαν εύκολα να μεταφερθούν σε κάρτες.
- Αλλάξτε το χρώμα φόντου της πλακέτας σας από την ίδια γραμμή μενού, για να την δώσετε σε μια νέα ματιά.
Ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας
Για να διατηρείτε ανέπαφα τα Inbox (0) κατά τη διαχείριση των έργων, διαθέτει μια εγκατάσταση ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας. Μπορείτε να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας για να λαμβάνετε ειδοποίηση κάθε φορά που κάποιος στην ομάδα του έργου αναφέρει ότι χρησιμοποιείτε το '@'.
- Για να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις "On", κάντε κλικ στο εικονίδιο προφίλ χρήστη που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας Trello. Από το μενού, επιλέξτε 'Ρυθμίσεις'. Στην ενότητα "Ειδοποιήσεις", επιλέξτε "Ενεργοποίηση ειδοποίησης επιφάνειας εργασίας". Θα ζητήσετε από το πρόγραμμα περιήγησης αν θέλετε να επιτρέψετε ή να αποκλείσετε τέτοιες ειδοποιήσεις. Επιλέξτε το κατάλληλο για να έχετε ενεργοποιημένες τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας.
- Για να απενεργοποιήσετε αυτές τις ειδοποιήσεις, μεταβείτε στην ενότητα "Ρυθμίσεις" του προγράμματος περιήγησης ιστού. Μεταβείτε στις "Ρυθμίσεις περιεχομένου", που βρίσκονται στο πλαίσιο ρυθμίσεων "Απόρρητο σε προχωρημένους" στο Google Chrome. Μεταβείτε στην υποδιαίρεση "Ειδοποιήσεις", πατήστε "Διαχείριση εξαιρέσεων" και καταργήστε έναν σύνδεσμο που αναφέρει το Trello. Τώρα θα απενεργοποιήσατε τις ειδοποιήσεις επιφάνειας εργασίας για αυτό το εργαλείο.
Συντομεύσεις πληκτρολογίου
Το Trello προσφέρει μερικές συντομεύσεις πληκτρολογίου που κάνουν την όλη διαδικασία ακόμη πιο ομαλή. Ακολουθούν μερικές από τις πιο σημαντικές συντομεύσεις πληκτρολογίου που προσφέρει:
- Αυτόματη συμπλήρωση μελών: @
- Διαγραφή όλων των φίλτρων: X
- Προσθέστε τη δυνατότητα ψηφοφορίας σε μια κάρτα: V (Η ενεργοποίηση της ψηφοφορίας πρέπει να ενεργοποιηθεί εκ των προτέρων)
- Επεξεργασία Τίτλου: T
- Εκχωρήστε / Απεγκαταστήστε τον εαυτό σας σε μια κάρτα: SPACE
- Εγγραφή: S
- Εισάγετε νέα κάρτα: N
- Προσθήκη / Αφαίρεση μελών: M
- Προσθήκη ημερομηνίας λήξης: D
- Πλοήγηση: Αριστερά (->), Δεξιά (<-), Πάνω (Κ), Κάτω (J)
Για μια πλήρη λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου, μεταβείτε στην επίσημη ιστοσελίδα τους.
Υποστηριζόμενες γλώσσες
Το Trello διατίθεται σε τέσσερις κύριες γλώσσες - Αγγλικά, Deutsch, Español και Πορτογαλικά.
Υποστηριζόμενες πλατφόρμες
Το Trello είναι διαθέσιμο ως εφαρμογή Ιστού, εφαρμογές Android, iOS, Windows 8 και Kindle Fire.
Τελειώστε το
Έτσι, πάνω από αυτό που βλέπετε είναι ένα δείγμα 'Εκδοτικός ημερολόγιο' που έγινε χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο. Διαθέτει όλα τα σημαντικά στάδια ενός Ημερολογίου Σύνταξης με έναν τρόπο που είναι άνετο να κοιτάξει κανείς και να κάνει τις απαραίτητες ενέργειες. Ενώ αυτό ήταν ένας τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το Trello, μπορείτε να δημιουργήσετε τα δικά σας συμβούλια και τα καθήκοντά σας σύμφωνα με την απαιτούμενη πορεία δράσης σας.
Μπορείτε να εκτυπώσετε αυτήν τη ροή εργασίας ή να την εξαγάγετε ως σύνδεσμο ή JSON. Ο προγραμματισμός μιας ροής εργασιών θα μπορούσε ακόμη και να οριστεί ως ημερήσιος κατάλογος, με στόχο τις δραστηριότητες σε ένα μόνο ημερήσιο επίπεδο.
Έτσι, μέχρι τώρα πρέπει να έχετε πάρει την ουσία αυτού του εργαλείου και πόσο ισχυρό είναι ως εργαλείο διαχείρισης έργου.
Trello για προχωρημένους χρήστες
Για οργανισμούς που χρησιμοποιούν το Trello με διαφορετικές ομάδες, όπως η συντακτική και η μάρκετινγκ, αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο. Αφήνει όλη την προγραμματισμένη διαμονή σας κάτω από χωριστές πινακίδες, αλλά κάτω από μια ενιαία ομπρέλα, δημιουργώντας μια νέα 'Οργάνωση'. Στην αρχική οθόνη, μπορείτε να δημιουργήσετε δύο νέους οργανισμούς στην περίπτωση αυτή ως "Marketing" και "Editorial". Κατά τη δημιουργία μιας νέας επιτροπής, μπορείτε να επιλέξετε τον σχετικό 'Οργανισμό' από την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από αυτήν.
Trello Για επιχειρηματικά και Premium σχέδια
Είναι δωρεάν για όλους και διαθέτει απεριόριστες συμβουλές και οργανωτικές δημιουργίες. Αλλά για πιο προηγμένους μεμονωμένους χρήστες και επιχειρήσεις, προσφέρει επίσης σχέδια πριμοδότησης - Trello Gold ($ 5 / μήνα), Business class ($ 3, 75 / μήνα ανά χρήστη) και Enterprise (Pay as you go).
Γιατί θεωρείτε τα Trello Premium Plans;
- Το Trello Gold προσφέρει συνημμένα καρτών μεγέθους 250 MB, ενώ τα κανονικά σχέδια επιτρέπουν μόνο αποστολές αρχείων μεγέθους 10 MB.
- Προσθέστε τα δικά σας υπόβαθρα, αυτοκόλλητα και emojis με το Trello Gold.
- Η επιχειρηματική τάξη Trello επιτρέπει στις επιχειρήσεις να δημιουργούν δημόσιες και ιδιωτικές επιτροπές, οι οποίες είναι όλες προσβάσιμες από τον οργανισμό. Παρέχει έναν καλύτερο διοικητικό έλεγχο με τους ρόλους των χρηστών.
- Το Business Class διαθέτει υποστήριξη για την ενοποίηση του Google Apps.
Το εργαλείο διαθέτει επίσης τις δικές του εφαρμογές Android και iOS για διαχείριση ροής εργασίας εν κινήσει. Οι ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο, η συνεργασία και η προσάρτηση των μέσων και των εγγράφων, ακόμη και μέσω της εφαρμογής για κινητά, αποτελούν εξαιρετική περίπτωση.
Trello Boards Βάλτε την καλύτερη δυνατή χρήση
Η Trello ενσωματώνεται απρόσκοπτα με τον Zapier, για να συνδεθεί με άλλες εφαρμογές τρίτων και να αυτοματοποιήσει επαναλαμβανόμενες εργασίες. Μπορείτε να διαχειριστείτε σχεδόν κάθε σχέδιο και σχέδιο χρησιμοποιώντας το ευέλικτο σύστημα του εργαλείου.
Παρακάτω είναι μερικές από τις συμβουλές Trello που μπορείτε να αντλήσετε έμπνευση από.
συμπέρασμα
Το Trello είναι σίγουρα μία από τις πιο ισχυρές εφαρμογές διαχείρισης έργων που διαθέτει το Διαδίκτυο σήμερα. Αυτό το εργαλείο γίνεται όμοιο τόσο για τα άτομα όσο και για τις επιχειρήσεις για να αξιοποιήσει στο έπακρο την ευελιξία του. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε σχεδόν κάθε είδους εργασίες χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο.
Έτσι, εδώ θα φτάσουμε στο τέλος αυτού του οδηγού που απεικονίζει πώς λειτουργεί το Trello και πως να το συντονίσετε ανάλογα με το έργο σας. Ποιες είναι οι σκέψεις και οι εμπειρίες σας σχετικά με αυτό το εργαλείο; Μπορείτε να μοιραστείτε τις σκέψεις και τα σχόλιά σας παρακάτω.
