Οι μεγάλες εταιρείες απαιτούν ένα αποτελεσματικό σύστημα για την επικοινωνία πληροφοριών και μηνυμάτων, αμέσως, εντός και εκτός του οργανισμού. Σε αυτό το πλαίσιο, το τηλέφωνο είναι ένας από τους ευκολότερους και βολικούς τρόπους για άμεση επικοινωνία, αλλά όταν πρόκειται για αποδεικτικά στοιχεία, οι γραπτές λειτουργίες θεωρούνται καλύτερες. Τα γραπτά αρχεία περιλαμβάνουν σημειώματα, σημειώσεις, επιστολές, εγκυκλίους και παραγγελίες που χρησιμοποιούνται από τον οργανισμό.
Το άρθρο που παρουσιάζεται σε εσάς επιχειρεί να ρίξει φως στη διαφορά μεταξύ σημείωσης και επιστολής.
Συγκριτικό διάγραμμα
| Βάση σύγκρισης | Σημείωμα | Γράμμα |
|---|---|---|
| Εννοια | Το σημείωμα αναφέρεται σε ένα σύντομο μήνυμα, γραμμένο σε ανεπίσημο τόνο για την κυκλοφορία των πληροφοριών στις διατριβές. | Το γράμμα είναι ένας τύπος λεκτικής επικοινωνίας, που περιέχει ένα συμπιεσμένο μήνυμα, που μεταφέρεται στο κόμμα που είναι έξω από την επιχείρηση. |
| Φύση | Άτυπη και συνοπτική | Τυπική και ενημερωτική |
| Ανταλλαγή μεταξύ | Τμήματα, μονάδες ή ανώτεροι υπάλληλοι στο πλαίσιο του οργανισμού. | Δύο επαγγελματικές κατοικίες ή μεταξύ της εταιρείας και του πελάτη. |
| Μήκος | Μικρός | Συγκριτικά μεγάλη |
| Υπογραφή | Η υπογραφή δεν απαιτείται σε σημείωμα. | Μια επιστολή υπογράφεται δεόντως από τον αποστολέα. |
| Επικοινωνία | Ένας σε πολλούς | Ενα προς ένα |
| Περιεχόμενο | Χρησιμοποιείται τεχνική φρασεολογία και προσωπική αντωνυμία. | Απλές λέξεις χρησιμοποιούνται και γράφονται σε τρίτο άτομο. |
Ορισμός της σημείωσης
Το σημείωμα είναι σύντομο για το μνημόνιο, το οποίο σημαίνει μια σημείωση ή μια εγγραφή για οποιαδήποτε χρήση στο μέλλον. Πρόκειται για ένα σύντομο μήνυμα που χρησιμοποιείται ως μέσο ανεπίσημης επικοινωνίας εντός του οργανισμού, για τη γραπτή διαβίβαση πληροφοριών. Μπορεί να τιτλοφορείται ως ενδοεπιχειρησιακή επικοινωνία, μνημόνιο γραφείου ή αλληλογραφία αλληλογραφίας, αντί μνημόνιο.
Ο πρωταρχικός στόχος των σημείων είναι η διάδοση των επιχειρηματικών πολιτικών, διαδικασιών ή σχετικών επίσημων δραστηριοτήτων. Αυτά είναι γραμμένα σε μία από όλες τις προοπτικές και μπορούν να εξυπηρετήσουν διαφορετικούς σκοπούς, όπως η μεταφορά ειδήσεων, οδηγιών και πληροφοριών σε πολλούς παραλήπτες, καλώντας τους ανθρώπους σε δράση ή συνάντηση.
Κάποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν ανεπίσημο τόνο και προσωπικές αντωνυμίες στο σημείωμα. Δεν υπάρχει απαίτηση να χρησιμοποιείτε ένα χαιρετισμό και συμπληρωματικό κλείσιμο.
Ορισμός του γράμματος
Μια επιχειρησιακή επιστολή μπορεί να οριστεί ως η μορφή της γραπτής επικοινωνίας, η οποία περιέχει ένα μακρύ μήνυμα, απευθυνόμενο στο μέρος εκτός του οργανισμού, δηλαδή προμηθευτή, πελάτη, κατασκευαστή ή πελάτη. Αρχίζει με ένα χαιρετισμό, γραπτό επαγγελματικά στο τρίτο πρόσωπο και έχει μια συμπληρωματική κλείσιμο με μια υπογραφή.
Η σχέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό του συνολικού στυλ στο οποίο συντάσσεται η επιστολή. Αυτά χρησιμοποιούνται για διάφορους λόγους, όπως αίτημα για πληροφορίες ή ανατροφοδότηση, τοποθέτηση παραγγελιών, υποβολή παραπόνων ή παραπόνων, ερώτηση ή παρακολούθηση.
Η επιστολή εκτυπώνεται, δακτυλογραφεί ή γράφεται στο χαρτί επιστολόχαρτου, το οποίο περιέχει τα στοιχεία της εταιρείας όπως το όνομα, τη διεύθυνση, το λογότυπο κλπ. Καθώς τα επιχειρησιακά γράμματα χρησιμεύουν ως αποδεικτικά στοιχεία και για τα δύο ενδιαφερόμενα μέρη, πρέπει να είναι ευγενικοί, ευγενικοί και με σεβασμό να αποκτήσουν άμεση ανταπόκριση.
Βασικές διαφορές μεταξύ σημείωσης και επιστολής
Τα σημεία που παρουσιάζονται παρακάτω εξηγούν τη διαφορά μεταξύ σημείωσης και επιστολής:
- Το υπόμνημα μπορεί να οριστεί ως ένα σύντομο μήνυμα, το οποίο γράφτηκε ανεπίσημα για να κοινοποιήσει ορισμένα στοιχεία στα μέλη του οργανισμού. Αντίθετα, τα γράμματα μπορούν να θεωρηθούν ως μέσο μιας προφορικής επικοινωνίας που περιέχει ένα σύντομο μήνυμα που απευθύνεται σε ένα κόμμα εκτός της επιχείρησης.
- Ένα σημείωμα χρησιμοποιεί ανεπίσημο τόνο και είναι ευθεία στο σημείο. Από την άλλη άκρη, τα γράμματα είναι πολύ επίσημα και περιέχουν πολλές πληροφορίες.
- Η χρήση μνημονίου είναι εσωτερική για τον οργανισμό, με την έννοια ότι ανταλλάσσεται μεταξύ δύο τμημάτων ή μονάδων ή αποστέλλεται από τον διαχειριστή για να ενημερώσει τους υφισταμένους. Αντιθέτως, η χρήση της επιστολής είναι εξωτερικής φύσης, καθώς ανταλλάσσεται μεταξύ δύο επαγγελματικών κατοικιών ή μεταξύ της επιχείρησης και του πελάτη.
- Όσον αφορά το μήκος, τα γράμματα είναι μακρύτερα σε σύγκριση με το σημείωμα.
- Δεν υπάρχει καμία απαίτηση υπογραφής στο σημείωμα, όπως χρησιμοποιείται στο πλαίσιο του οργανισμού. Ωστόσο, η επιστολή πρέπει να υπογράφεται δεόντως από εκείνον που την αποστέλλει.
- Τα σημειώματα είναι γραμμένα για να ενημερώνουν ή να κατευθύνουν ένα τμήμα ή έναν αριθμό υπαλλήλων σε ένα συγκεκριμένο θέμα και γι 'αυτό συνήθως γράφονται από μία σε όλες τις προοπτικές, όπως η μαζική επικοινωνία. Αντίθετα, τα γράμματα είναι ιδιωτικά καθώς απευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο μέρος ή πελάτη, επομένως είναι μια μορφή διαπροσωπικής επικοινωνίας ενός προς ένα.
- Τα τεχνικά χτυπήματα χρησιμοποιούνται συνήθως σε υπομνήματα, καθώς επίσης και προσωπικές αντωνυμίες. Αντίθετα, τα γράμματα αποφεύγουν τη χρήση τεχνικών jargons και όρων που δεν είναι εύκολο να κατανοηθούν. Επιπλέον, γράφονται γράμματα στο τρίτο πρόσωπο.
συμπέρασμα
Ένα σημείωμα είναι ένα ουσιαστικό εργαλείο για την επικοινωνία των επιχειρήσεων, το οποίο χρησιμοποιείται για τη μετάδοση συγκεκριμένων πληροφοριών σε πολλά άτομα που εργάζονται στον ίδιο οργανισμό. Έχει να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στην καταγραφή καθημερινών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μελλοντική αναφορά.
Αντίθετα, τα γράμματα θεωρούνται ως ο καλύτερος τρόπος γραπτής επικοινωνίας, ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παροχή ή την αναζήτηση πληροφοριών προς / από εξωτερικό μέρος. Βοηθά να πείσει τον δέκτη, να κάνει σύμφωνα με τη βούληση του συγγραφέα.
