Το Excel είναι μία από τις εφαρμογές της σουίτας του Office που είναι εξίσου χρήσιμη στο χώρο εργασίας και στο σπίτι ή το γραφείο στο σπίτι. Το Excel είναι ικανό να αποθηκεύει μεγάλες ποσότητες πληροφοριών. μερικές φορές αυτές οι πληροφορίες καθίστανται πολύ δύσκολες, έτσι ώστε η χρήση των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel γίνεται όλο και περισσότερο μια ταλαιπωρία με την πάροδο του χρόνου καθώς αυξάνεται ο φάκελος.
Χρησιμοποιούνται συχνότερα στις εμπορικές ρυθμίσεις, οι οικιακοί χρήστες συχνά αγνοούν ότι μπορείτε να ομαδοποιήσετε και να συρρικνώσετε τις σειρές και τις στήλες σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να αποκρύψετε πληροφορίες μέχρι να χρειαστεί. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν χρησιμοποιείτε τύπους σε ένα υπολογιστικό φύλλο για να συνοψίσουμε τις πληροφορίες και εσείς ενδιαφέρεστε μόνο για αυτές τις περιλήψεις τις περισσότερες φορές.
Ομαδοποίηση σειρών και στηλών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας του Excel που μοιάζει με αυτό που φαίνεται παρακάτω. Παρατηρήστε ότι υπάρχουν ορισμένα κελιά που περιέχουν δεδομένα και ότι κάθε σύνολο δεδομένων συνοψίζεται σε ξεχωριστό κελί (B6, B13 και B20).
Το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε είναι ότι τα δεδομένα στα κελιά (Β1 έως Β5, Β8 έως Β12 και Β15 έως Β19) δεν είναι χρήσιμα σε σας σε τακτική βάση. ενδιαφέρεστε μόνο για τις συνολικές, μέσες και μέγιστες τιμές για κάθε σύνολο δεδομένων αντίστοιχα.
Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ομάδας του Excel, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα δεδομένα αυτά ξεχωριστά και να τα συμπτύξετε εκτός προβολής. Όταν χρειάζεται να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε τα δεδομένα, μπορείτε να επεκτείνετε τις ομάδες και να εργαστείτε ξανά μαζί τους.
Για παράδειγμα, ας ομαδοποιήσουμε τις σειρές 8 έως 12 μαζί, συμπτύσσοντας τις και αφήνοντας ορατό μόνο τον μέσο όρο στη σειρά 13. Ξεκινήστε επιλέγοντας τις γραμμές 8 έως 12 με το ποντίκι σας. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα και εντοπίστε μια ενότητα της Κορδέλας με την ετικέτα " Περίγραμμα" . Κάντε κλικ στο κουμπί με τίτλο Ομάδα και επιλέξτε Ομάδα από το μενού.
Θα παρατηρήσετε αμέσως μια αλλαγή στο φύλλο εργασίας του Excel που ίσως δεν έχετε δει ποτέ πριν. Δίπλα στις γραμμές 8 έως 12 υπάρχει μια γραμμή που συνδέει αυτές τις σειρές προς τα αριστερά και υπάρχει ένα σύμβολο μείον δίπλα στη γραμμή 13. Αυτό σημαίνει ότι τα κελιά 8 έως 12 αποτελούν μέρος μιας ομάδας που επεκτείνεται αυτή τη στιγμή.
Αν κάνετε κλικ στο σύμβολο μείον δίπλα στη γραμμή 13, οι γραμμές 8 έως 12 θα συρρικνωθούν και το σύμβολο μείον θα μετατραπεί σε σύμβολο συν. Αυτό σημαίνει επίσης ότι οι σειρές 8 έως 12 είναι μέρος μιας ομάδας και ότι η ομάδα είναι σήμερα καταρρεύσει.
Κάνοντας κλικ στο σύμβολο συν, η ομάδα θα επεκταθεί ξανά. Επίσης, παρατηρήστε ότι όταν καταρρεύσει, οι γραμμές στο φύλλο εργασίας πηγαίνουν δεξιά από τη σειρά 7 στη σειρά 13, ένα σίγουρο σημάδι ότι ορισμένες από τις σειρές στο φύλλο εργασίας έχουν ομαδοποιηθεί και έχουν συρρικνωθεί.
Εάν κάνουμε το ίδιο για τις γραμμές 1 έως 5 και τις γραμμές 15 έως 19, βλέπουμε ότι όταν αυτές οι σειρές ομαδοποιούνται και συρρικνώνονται, τα αρχικά δεδομένα είναι κρυμμένα από την προβολή κάνοντας ευκολότερα τα σημαντικά κελιά. Παρατηρήστε ότι τα τρία σύμβολα στο αριστερό χείλος του φύλλου εργασίας υποδηλώνουν ότι υπάρχουν τρεις συρρικνούμενες ομάδες γραμμών.
Η ομαδοποίηση και η κατάρρευση των κυττάρων στο Excel δεν περιορίζεται σε σειρές. μπορείτε επίσης να ομαδοποιήσετε και να συμπτύξετε τις στήλες. Είναι ακόμη δυνατό να δημιουργήσετε ομάδες εντός ομάδων για να οργανώσετε καλύτερα τα δεδομένα που έχουν γίνει δύσκολα με τα οποία μπορείτε να εργαστείτε σε ένα φουσκωμένο φύλλο εργασίας του Excel.
