Μία από τις πιο συνηθισμένες εργασίες στο Excel είναι η διαγραφή κενών γραμμών. Οποιοσδήποτε τύπος δεδομένων μπορεί να έχετε στο Excel, υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου θα έχετε επίσης μια δέσμη κενών γραμμών σε όλο το αρχείο.
Αν έχετε χιλιάδες σειρές, η διαγραφή των κενών γραμμών με μη αυτόματο τρόπο είναι ένας μεγάλος πόνος και είναι σχεδόν αδύνατο. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος διαγραφής κενών γραμμών στο Excel, τουλάχιστον όπως αναφέρεται online, είναι να χρησιμοποιήσετε κάποιο είδος μακροεντολής του Excel.
Ωστόσο, αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τις μακροεντολές, αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι δύσκολο να εφαρμοστεί. Επίσης, εάν δεν λειτουργεί σωστά, ίσως να μην έχετε ιδέα πώς να αλλάξετε τη μακροεντολή για το συγκεκριμένο αρχείο Excel. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω μερικούς τρόπους που μπορείτε να διαγράψετε κενές σειρές στο Excel και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα για κάθε μέθοδο. Σημειώστε ότι αυτές οι μέθοδοι θα λειτουργήσουν για οποιαδήποτε έκδοση του Excel, από το Excel 2003 μέχρι το Excel 2016 και πέρα.
Μέθοδος 1 - Προσθήκη στήλης ταξινόμησης
Ευτυχώς, υπάρχει ένας απλός και πολύ αποτελεσματικός τρόπος για να διαγράψετε κενές γραμμές χωρίς μακροεντολές. Βασικά περιλαμβάνει τη διαλογή. Εδώ είναι πώς το κάνετε. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε το ακόλουθο σύνολο δεδομένων στο Excel και θέλουμε να απαλλαγούμε από τις κενές γραμμές:
Το πρώτο πράγμα που θα κάνουμε είναι να εισάγουμε μια στήλη και να την αριθμούμε διαδοχικά. Μπορεί να ρωτήσετε γιατί θα θέλαμε να το κάνουμε αυτό; Λοιπόν, αν η σειρά των γραμμών έχει σημασία, όταν ταξινομούμε τη Στήλη Α για να απαλλαγούμε από τις κενές γραμμές, δεν θα υπάρχει τρόπος να ξανακάνουμε τις σειρές με τη σειρά που ήταν πριν ταξινομηθούν.
Εδώ πρέπει να φαίνεται το φύλλο πριν ταξινομήσουμε τη στήλη του ονόματος ζώου:
Τώρα επιλέξτε και τις δύο στήλες και κάντε κλικ στην κορδέλα δεδομένων στο Excel. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση στην καρτέλα Δεδομένα .
Για την επιλογή Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Στήλη Β και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Σημειώστε ότι θέλετε να ταξινομήσετε τη στήλη που έχει τις κενές τιμές σε αυτήν. Εάν περισσότερες από μία στήλες έχουν κενές τιμές, διαλέξτε μόνο μία.
Τώρα τα δεδομένα σας θα πρέπει να μοιάζουν με αυτά παρακάτω. Όπως μπορείτε να δείτε, είναι εύκολο να διαγράψετε τις κενές σειρές επειδή είναι όλες στο κάτω μέρος:
Αφού διαγράψετε τις σειρές, μπορείτε τώρα να δείτε γιατί προσθέσαμε τη στήλη με τους αριθμούς; Πριν από τη διαλογή, η σειρά ήταν "Cat, Dog, Pig, κλπ." Και τώρα είναι "Bear, Cat, Cow, κλπ ...". Έτσι, απλά ταξινόμηση πάλι από τη στήλη Α για να πάρετε την αρχική εντολή πίσω.
Αρκετά εύκολο; Αυτό που μου αρέσει σε αυτή τη μέθοδο είναι ότι είναι επίσης πολύ εύκολο να διαγράψετε γραμμές που έχουν μόνο μία στήλη με κενές τιμές και όχι ολόκληρη τη γραμμή να είναι κενή. Λοιπόν, τι γίνεται αν πρέπει να ελέγξετε πολλαπλές στήλες και όχι μόνο μία;
Λοιπόν, χρησιμοποιώντας αυτήν την ίδια μέθοδο, θα προσθέσετε όλες τις στήλες στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση κατά. Ακολουθεί ένα άλλο παράδειγμα που δημιούργησα:
Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό το φύλλο είναι πιο περίπλοκο. Τώρα έχω πολλές σειρές που είναι εντελώς κενές, αλλά αρκετές σειρές που είναι εν μέρει μόνο κενές. Εάν ταξινομούσα μόνο τη στήλη Β, δεν θα λάβω όλες τις εντελώς κενές σειρές στο κάτω μέρος. Αφού προσθέσετε τους αριθμούς, επιλέξτε και τις πέντε στήλες και κάνοντας κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση, μπορείτε να δείτε ότι πρόσθεσα τέσσερα επίπεδα στην επιλογή Ταξινόμηση κατά.
Όταν το κάνετε αυτό, μόνο οι σειρές όπου και οι τέσσερις στήλες που προσθέτω είναι κενές θα εμφανιστούν στο κάτω μέρος.
Τώρα μπορείτε να διαγράψετε αυτές τις σειρές και στη συνέχεια να προχωρήσετε και να καταφύγετε στις υπόλοιπες σειρές για να τις επαναφέρετε στην αρχική σειρά που ήταν.
Μέθοδος 2 - Χρήση φίλτρων
Με παρόμοιο τρόπο με τη χρήση της λειτουργίας Ταξινόμηση, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε την επιλογή Φίλτρο. Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, δεν χρειάζεται να προσθέσετε επιπλέον στήλη κάτι τέτοιο. Απλώς επιλέξτε όλες τις στήλες που πρέπει να ελέγξετε για κενά και κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο .
Θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα σε κάθε τίτλο στη σειρά κεφαλίδας. Κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή Select All (Επιλογή όλων) και επιλέξτε Blanks (Διαφάνειες) στο κάτω μέρος.
Τώρα κάνουμε το ίδιο πράγμα για κάθε στήλη στο φύλλο εργασίας. Σημειώστε ότι αν φτάσετε σε ένα σημείο όπου εμφανίζονται μόνο κενές σειρές, τότε δεν χρειάζεται να επιλέξετε κενά για οποιαδήποτε από τις υπόλοιπες σειρές, όπως έχει ήδη ελεγχθεί από προεπιλογή.
Θα δείτε τον αριθμό για τις κενές σειρές που επισημαίνονται με μπλε χρώμα. Τώρα απλά επιλέξτε αυτές τις σειρές, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Διαγραφή . Αφού φύγουν, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο ξανά για να αφαιρέσετε το φίλτρο και όλες οι αρχικές σας μη κενές σειρές θα πρέπει να εμφανιστούν ξανά.
Μέθοδος 3 - Διαγραφή οποιωνδήποτε κενών
Μια άλλη μέθοδος που θα ήθελα να αναφέρω θα διαγράψει οποιαδήποτε γραμμή που έχει είτε εντελώς κενή γραμμή είτε οποιαδήποτε γραμμή που έχει ακόμη και μία κενή στήλη. Αυτό σίγουρα δεν είναι για όλους, αλλά θα ήταν χρήσιμο εάν θέλετε να διαγράψετε σειρές που έχουν μόνο μερικά δεδομένα.
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε όλα τα δεδομένα στο φύλλο και πατήστε το πλήκτρο F5. Αυτό θα φέρει το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση, όπου θέλετε να κάνετε κλικ στο Ειδικό .
Τώρα επιλέξτε Κενές από τη λίστα και κάντε κλικ στο OK.
Θα δείτε ότι όλα τα κενά κελιά ή γραμμές θα επισημαίνονται με γκρι χρώμα. Τώρα στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαγραφή γραμμών φύλλων .
Όπως μπορείτε να δείτε, αυτό διαγράφει οποιαδήποτε γραμμή που έχει ακόμη και ένα κενό κελί σε οποιαδήποτε στήλη.
Αυτό δεν είναι χρήσιμο για όλους, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι επίσης πολύ βολικό. Επιλέξτε τη μέθοδο που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Απολαμβάνω!
