12 βασικές ετικέτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Όλοι πρέπει να ακολουθήσουν

• 2019

Δεν υπάρχει τίποτα αμφιβολία για το γεγονός ότι το Email έχει ξεσηκώσει τον τρόπο επικοινωνίας μεταξύ μας. Και παρόλο που οι άνθρωποι προτιμούν όλο και περισσότερο τα πράγματα όπως τα κοινωνικά δίκτυα και οι εφαρμογές άμεσων μηνυμάτων για συζήτηση με φίλους αυτές τις μέρες, η αλήθεια παραμένει ότι όταν πρόκειται για σωστή επικοινωνία, το Email εξακολουθεί να είναι το προτιμώμενο μέσο.

Από τα πανεπιστήμια έως τις παγκόσμιες εταιρίες και από τους φοιτητές στους διευθύνοντες συμβούλους, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται σχεδόν παντού και από όλους. Τούτου λεχθέντος, σχεδόν όλοι μας έχουμε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με έναν ή περισσότερους από τους πολλούς παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά το πραγματικό ερώτημα είναι, επιβεβαιώνουμε το πρωτόκολλο ή τα πρωτόκολλα της σωστής χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Αν δεν είστε σίγουροι για την απάντηση, τότε αυτό το άρθρο, υπογραμμίζοντας τις βασικές ετικέτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να ακολουθήσει ο καθένας, είναι για εσάς. Έτσι, χωρίς άλλη παραβίαση, πηγαίνουν εδώ.

Βασικές ετικέτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Χρησιμοποιήστε μια διεύθυνση email με επαγγελματική εμφάνιση

Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας συχνά θεωρείται ενδεικτική της προσωπικότητάς σας. Για αυτόν τον λόγο, είναι σημαντικό να έχετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επαγγελματικής εμφάνισης, γενικά με το ονοματεπώνυμό σας και το όνομα "username" του . Αυτό είναι ακόμη σημαντικότερο εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματική επικοινωνία (π.χ. αποστολή βιογραφικών σημειωμάτων σε προσωπικό πρόσληψης, παροχή δειγμάτων εργασίας σε πελάτες).

Εάν το όνομα χρήστη της επιλογής σας δεν είναι διαθέσιμο, μπορείτε να προσθέσετε έναν αριθμό της επιλογής σας (π.χ. ημερομηνία γέννησης) για να πάρετε ένα . Για να αναφέρουμε μερικά παραδείγματα, το [προστατευμένο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο] ή [προστατευμένο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο] μπορεί να θεωρηθεί καλή επιλογή. Από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιήστε κάτι όπως [ηλεκτρονικό προστατευμένο] ή [προστατευμένο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο] και μπορείτε να είστε σίγουροι ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν θα ανοίξουν καν από τους παραλήπτες.

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε μια ξεχωριστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλες τις επαγγελματικές σας ανάγκες όσο το δυνατόν περισσότερο. Και αν δεν σας πειράζει να ξεφλουδίζετε λίγα δολάρια, είναι καλύτερο να πάτε για φιλοξενούμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με τον δικό σας τομέα.

2. Να συμπεριλαμβάνετε πάντα ένα θέμα και να το κρατάτε ξεκάθαρο και συνοπτικό

Η γραμμή θέματος είναι ένα από τα πιο σημαντικά συστατικά του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς παρέχει αμέσως στον παραλήπτη μια ιδέα για τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να έχουν γραμμή θέματος, ακόμη και αν το περιεχόμενο δεν είναι τόσο σημαντικό. Η έξοδος από το κενό γραμμής θέματος γίνεται αντιληπτή ως αμέλεια από τον αποστολέα.

Ακόμη πιο σημαντικό, η γραμμή θέματος πρέπει να είναι σύντομη και μέχρι στιγμής, οπότε ο παραλήπτης μπορεί να κάνει το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το συντομότερο δυνατό. Λίγα παραδείγματα είναι η έκθεση του σχεδίου που επισυνάπτεται , η έρευνα επιδόσεων - η έγκαιρη απάντηση ζητείται , και τέτοια πράγματα.

3. Χρησιμοποιήστε τυπικές γραμματοσειρές και ελάχιστη μορφοποίηση

Ανεξάρτητα από το πόσο σας αρέσουν οι φανταχτερές γραμματοσειρές που διαθέτετε στον υπολογιστή σας, είναι απόλυτα μη-όχι όταν πρόκειται για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό συμβαίνει επειδή αν χρησιμοποιείτε μια μη τυποποιημένη γραμματοσειρά και δεν είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή του παραλήπτη, το κείμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα εμφανίζεται όπως έχει προβλεφθεί . Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν μόνο μερικές τυπικές γραμματοσειρές, serif και sans-serif (π.χ. Times New Roman, Arial) διαθέσιμες για τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και πρέπει να κολλήσετε σε αυτούς.

Επίσης, κρατήστε τη μορφοποίηση στο email σας όσο το δυνατόν λιγότερο. Εάν δεν χρειάζεται να τονίσετε ένα συγκεκριμένο τμήμα, γραμμή κτλ. Στο περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποφύγετε τη χρήση φωτιστικών και χρωμάτων για το κείμενο . Στην πραγματικότητα , το χρώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να είναι μόνο Μαύρο, καθώς είναι το πιο ευανάγνωστο.

4. Αποφύγετε τυπογραφικά λάθη, εσφαλμένη χρήση γραμματικής και σφάλματα στίξης

Παρόλο που δεν υπάρχει όλοι έξω μια γραμματική ναζί, και δεν είναι ποινικό να έχετε ένα ακούσιο τυπογραφικό λάθος ή δύο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, η εσφαλμένη χρήση της γλώσσας, η δομή της φράσης κλπ., Γενικά δίνουν στον παραλήπτη μια αρνητική εντύπωση. Είναι λοιπόν πολύ σημαντικό να ελέγχετε τριπλά το σφάλμα γραμμής, το σώμα και όλα τα άλλα στοιχεία κειμένου για τυχόν αθέλητα σφάλματα γραμματικής και στίξης (και να τα διορθώσετε, αν βρεθεί) προτού πατήσετε το κουμπί "Αποστολή".

Επιπλέον, δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιείτε πολλαπλά σημεία στίξης (π.χ. !!!) στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το ίδιο ισχύει και για λέξεις αργαλειού (π.χ. LMAO), δημοφιλείς συσπάσεις (π.χ. Gotcha!) Και emoticons. Όλα αυτά τα πράγματα φαίνονται εξαιρετικά ανώριμα και αντιεπαγγελματικά και καλύτερα αφήνονται μόνο για κοινωνικά δίκτυα και στιγμιαίες συζητήσεις.

Συμβουλή: Προσέχετε πάντα τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε τις λέξεις, τις προτάσεις κλπ. Στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ή οτιδήποτε άλλο, για αυτό το θέμα) δεν θα πρέπει ποτέ να συντίθεται ποτέ σε όλα τα CAPS, καθώς θεωρείται ισοδύναμο στο Internet φωνής.

5. Δώστε τα συνημμένα περιγραφικά ονόματα

Τις περισσότερες φορές, πρέπει να στέλνουμε / λαμβάνουμε πολλαπλά αρχεία ως συνημμένα με τα ηλεκτρονικά μας μηνύματα. Παρόλο που αυτό είναι αρκετά απαραίτητο, τίποτα δεν θα μπορούσε να είναι χειρότερο από το να λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει φορτωθεί με πολλά τυχαία, ονομαστικά αρχεία (π.χ. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) που δεν έχουν νόημα. Έτσι, κάθε φορά που στέλνετε συνημμένα με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετονομάστε τα με κάποια περιγραφικά ονόματα αρχείων, έτσι ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει άμεσα το περιεχόμενό τους, χωρίς να χρειάζεται να τα ανοίξετε. Για παράδειγμα, αν στέλνετε το βιογραφικό σας σε έναν μελλοντικό εργοδότη, δώστε του ένα όνομα όπως το CurrentResume_JohnDoe . Απλό και εύκολο.

Επίσης, αν σκοπεύετε να στείλετε ένα μεγάλο αριθμό (π.χ. 20) συνημμένα με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλύτερα να τα συνδυάσετε πρώτα σε ένα αρχείο ZIP . Για ακόμα μεγαλύτερη σαφήνεια, μπορείτε να αναφέρετε ξεχωριστά λεπτομέρειες όπως το πλήθος συνημμένων, το συνολικό μέγεθος του αρχείου κλπ. Στο κείμενο κειμένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6. Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια υπογραφή

Η υπογραφή είναι απαραίτητη για το σωστό κλείσιμο ή τον τερματισμό του κειμένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Αλλά το πιο σημαντικό, προσδίδει επίσης μια "αυθεντικότητα" στο email και το περιεχόμενό του . Έτσι, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα πρέπει να περιλαμβάνουν την υπογραφή σας σε αυτά. Απλά δημιουργήστε και αποθηκεύστε μια υπογραφή στις ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα προστεθεί αυτόματα στο τέλος κάθε email που συνθέσατε.

Μιλώντας για το "τι" θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην υπογραφή, είναι κάτι που πρέπει να αποφασίσετε, καθώς ποικίλλει από το ένα άτομο στο άλλο. Τούτου λεχθέντος, ως γενικός κανόνας, μπορείτε να συμπεριλάβετε πληροφορίες επικοινωνίας (π.χ. επίσημο αριθμό, δευτερεύον ηλεκτρονικό ταχυδρομείο), καθώς και συνδέσμους στα κοινωνικά προφίλ σας . Με λίγα λόγια, μια υπογραφή πρέπει να χρησιμεύσει ως ψηφιακή κάρτα επαφής. Αλλά μην το υπερφορτώνετε με πάρα πολύ περιττές πληροφορίες.

7. Επιβεβαιώστε την παραλαβή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το σύγχρονο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει προχωρήσει τόσο πολύ, ότι μόλις πατήσετε το κουμπί "Αποστολή", μπορείτε να είστε 200% βέβαιος ότι θα φτάσει στα εισερχόμενα του παραλήπτη, ένα δεύτερο ή δύο αργότερα. Ωστόσο, όπως και με οποιαδήποτε τεχνολογία, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί (και περιστασιακά) να υποφέρει από διακοπές . Έτσι, μόλις λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ειδικά αν είναι σημαντικό), επιβεβαιώστε την παραλαβή του απαντώντας στον αποστολέα με ένα μικρό μήνυμα.

Παρόλο που δεν είναι δυνατόν να αναγνωρίσετε όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε, θα πρέπει να προσπαθήσετε να το κάνετε αυτό. Το πιο σημαντικό, θα πρέπει αναγνωρίστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας έχει στείλει εσφαλμένα, καθώς ο αποστολέας μπορεί να περιμένει μια απάντηση από την άλλη πλευρά. Αυτό θα καταστήσει τον αποστολέα ενήμερο για το λάθος, και θα αποθηκεύσει επίσης τον πραγματικό αποδέκτη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προορίζεται κάποιο πρόβλημα.

8. Χρησιμοποιήστε σωστά χαιρετισμούς

Όταν μιλάμε στο πρόσωπο πρόσωπο με πρόσωπο, ή ακόμα και στο τηλέφωνο, αρχίζουμε πάντα με χαιρετισμό τους. Και ο ίδιος κανόνας ισχύει και για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να έχουν πάντα σωστά χαιρετισμούς για τον παραλήπτη (-ους). Ανάλογα με το ποιος στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο χαιρετισμός μπορεί να είναι επίσημος (π.χ. Αγαπητέ κ. Johnson, Καθηγητής Keller) ή άτυπος (Hello Adam, Γεια Τζένα) . Ομοίως, το τέλος (π.χ., Σας ευχαριστεί, Ειλικρινά) πρέπει να έχει τον ίδιο υποκείμενο τόνο με το χαιρετισμό έναρξης, καθώς και το γενικό μήνυμα.

Αξίζει να σημειωθεί ότι θα πρέπει να αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε άκρως ανεπίσημα και καθημερινά χαιρετισμούς χρήσης (π.χ. Τι συμβαίνει;) στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Είναι αυτονόητο ότι θεωρείται αρκετά αντιεπαγγελματική.

9. Μην χρησιμοποιείτε Απάντηση Όλα κάθε φορά

Υπάρχουν φορές που λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται επίσης σε πολλούς άλλους παραλήπτες (π.χ. μια σημαντική ειδοποίηση σε μια εταιρεία). Αλλά όταν απαντάτε σε τέτοια μηνύματα, χρησιμοποιείτε βιαστικά την επιλογή "Απάντηση σε όλους" . Αυτό όχι μόνο στέλνει την απάντηση στον αρχικό αποστολέα, αλλά σε όλους όσους έλαβαν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν η απάντηση προορίζεται για αυτούς ή όχι . Αυτός είναι ο τέλειος τρόπος για να φράξετε τα εισερχόμενα των παραληπτών.

Για το λόγο αυτό, φροντίστε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πολλούς παραλήπτες και χρησιμοποιήστε την επιλογή "Απάντηση" . Μόνο όταν είστε 100% βέβαιοι ότι η απάντησή σας προορίζεται για όλους στη λίστα παραληπτών, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Απάντηση σε όλους".

10. Χρησιμοποιήστε σωστά τα πεδία Cc και Bcc

Μαζί με το πεδίο "To", τα πεδία " Cc " και " Bcc " είναι κάτι που γνωρίζει ο καθένας που έχει ποτέ ένα email. Αλλά ακόμα και μετά από αυτό, οι περισσότεροι άνθρωποι καταλήγουν να τους χρησιμοποιούν ακατάλληλα. Εδώ είναι ένα lowdown για το τι είναι, και πότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν :

• Cc: Αντικείμενο για αντίγραφο με Carbon. Αν υπάρχουν κάποιοι παραλήπτες στους οποίους θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν θέλουν να γνωρίζουν ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι "απλά" για αυτούς, εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους σε αυτό το πεδίο. Κάθε παραλήπτης μπορεί να δει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου άλλων στο πεδίο Cc.
• Bcc: Σύντομη για το Blind Carbon Copy. Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες που θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θέλετε να θεωρηθούν ως οι μόνοι παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταχωρίστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό το πεδίο. Κάθε παραλήπτης σε ένα πεδίο Bcc μπορεί να δει μόνο τη δική του διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι τις άλλες. Αυτή η επιλογή είναι πιο κατάλληλη για την προστασία της ιδιωτικής ζωής.

11. Απαντήστε σε e-mail εγκαίρως

Δεδομένου του αριθμού των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που λαμβάνουμε σε καθημερινή βάση, είναι σχεδόν αδύνατο να απαντήσουμε σε όλα αυτά αμέσως. Ωστόσο, ακόμα και αν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λίγο χαμηλό στην προτεραιότητά σας, θα πρέπει να προσπαθήσετε να απαντήσετε σε αυτό εγκαίρως . Γενικά, αυτό πρέπει να γίνεται μέσα σε 24-48 ώρες από τη λήψη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και αν δεν είστε σε θέση να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάποιο χρονικό διάστημα (π.χ. λόγω διάλειμμα), χρησιμοποιήστε το χαρακτηριστικό αυτόματης απόκρισης ή απόκρισης διακοπών, το οποίο έχουν οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

12. Τα κατάλληλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη διαβίβαση

Μόλις πληκτρολογήσετε το κουμπί "Προώθηση" σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ολόκληρο το μήνυμα (συμπεριλαμβανομένων τυχόν εικόνων, εσφαλμένου κειμένου κ.λπ. που μπορεί να έχει) είναι περιθωριακά περιθωριοποιημένο στα δεξιά και εισάγεται σε κενό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να εισάγετε τα αναγνωριστικά email των παραληπτών και να τα στείλετε. Αυτό όχι μόνο δυσχεραίνει τη μορφοποίηση του αρχικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά εισάγει επίσης πολλά σύμβολα λευκού-διαστήματος και επιπλέον σύμβολα (>) στο αποσπασμένο κομμάτι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο με τη σειρά του καθιστά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχεδόν δυσανάγνωστο.

Για να το ταξινομήσετε, θα πρέπει να μορφοποιήσετε σωστά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υποβλήθηκε, όταν είναι ενσωματωμένο σε κενό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Αυτό περιλαμβάνει την αφαίρεση του επιπλέον λευκού χώρου, καθώς και την απαλλαγή από επιπλέον χαρακτήρες, κενές γραμμές και τέτοια πράγματα.

Χρησιμοποιήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον τρόπο που προορίζεται να χρησιμοποιηθεί

Δεδομένου ότι είναι ο κύριος τρόπος επικοινωνίας στο σημερινό κόσμο που συνδέεται με το Διαδίκτυο, είναι εξαιρετικά σημαντικό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο να χρησιμοποιείται σύμφωνα με τους κατάλληλους κανόνες, το οποίο περιλαμβάνει τα πάντα από το πώς χαιρετίζετε τους παραλήπτες, με το στυλ γραμματοσειράς που θα επιλέξετε. Και οι ετικέτες που περιγράφονται παραπάνω σας βοηθούν να κάνετε ακριβώς αυτό, κάνοντας έτσι μια συνολική καλύτερη και παραγωγική εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, δοκιμάστε τα και ενημερώστε μας τα αγαπημένα σας στα παρακάτω σχόλια.